Ca firmă de contabilitate, lucrăm zilnic cu salariile, IDNP-urile și datele angajaților clienților noștri. Odată cu noua lege a protecției datelor, ne-am revizuit toate procesele interne, ca aceste informații să fie văzute doar de cine are nevoie de ele.
De ce contează acum
Din 23 august 2026 se aplică Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, varianta moldovenească a regulamentului european GDPR. Legea cere ca orice firmă care prelucrează date personale să poată dovedi că le protejează, nu doar să declare acest lucru.
Pentru o firmă de contabilitate, miza e mare. Prin mâinile noastre trec datele de identificare, salariile și conturile bancare ale angajaților dumneavoastră. Dacă aceste date ajung unde nu trebuie, problema nu e doar a noastră, ci și a dumneavoastră și a oamenilor din echipa dumneavoastră.
Ce facem concret
Fiecare client este văzut doar de echipa lui. Am împărțit echipa pe grupuri de clienți. Documentele de pe server și din cloud, precum și bazele de date din 1C, sunt accesibile doar contabililor care lucrează cu clientul respectiv.
Datele personale ale angajaților sunt ascunse în 1C. IDNP-ul, adresa și datele din actul de identitate le vede doar persoana care se ocupă de salarizare.
Nu mai cerem copia buletinului. Pentru angajarea unei persoane avem nevoie doar de nume, prenume, IDNP și e-mail. Datele se transmit într-un grup dedicat, la care au acces doar persoanele implicate, cu ștergerea automată a mesajelor. După ce le introducem în 1C, nu le mai păstrăm în altă parte.
Fiecare calculator și cont are parolă proprie. Am schimbat parolele la server și la toate calculatoarele. Fiecare angajat lucrează doar pe contul său, iar ecranul se blochează automat când nu e folosit.
Copii de siguranță. Datele sunt salvate regulat, ca să nu se piardă în caz de defecțiune.
Echipa noastră e obligată la confidențialitate. Fiecare angajat a semnat un angajament de confidențialitate și a fost instruit cu privire la noile reguli. Când cineva pleacă din echipă, îi închidem toate accesele în aceeași zi.
Știm ce facem dacă ceva merge prost. Avem o procedură pentru incidente: dacă datele dumneavoastră ar fi afectate, vă anunțăm fără întârziere, ca să putem lua împreună măsurile cerute de lege.
Ce înseamnă pentru dumneavoastră
Un contract clar despre date. Legea cere ca firma care prelucrează date în numele altei firme să aibă un contract de prelucrare a datelor. Vă vom transmite o anexă la contractul de servicii contabile, care spune exact ce date prelucrăm, cum le protejăm și ce se întâmplă cu ele la încheierea colaborării.
Trimiteți-ne doar ce e necesar. Vă rugăm să nu ne mai trimiteți copii ale actelor de identitate și să folosiți canalul convenit pentru datele noilor angajați. Mai puține date transmise înseamnă mai puține riscuri pentru toată lumea.
Și firma dumneavoastră are obligații. Ca angajator, sunteți și dumneavoastră operator de date pentru propriii angajați și clienți. Dacă nu știți de unde să începeți, vă putem ajuta: scrieți-ne sau sunați la +373 78 789 025.
Protecția datelor nu e doar o obligație legală. E parte din încrederea pe care ne-o acordați când ne lăsați să ținem contabilitatea afacerii dumneavoastră.
